Od 1. 1. 2026 dochází k zásadní změně povinnosti zaměstnavatelů ohlašovat pracovní úrazy – nově to lze pouze elektronicky prostřednictvím Portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP). Papírové formuláře, e-maily ani datové schránky již nebudou akceptovány. V článku rozebíráme, jak se na změnu připravit, jak vyřešit specifické přihlašování statutárního zástupce a jaká úskalí přináší nové číselníky.
Hlášení pracovních úrazů od 1. 1. 2026 – pouze elektronicky přes Portál inspekce práce
Od 1. 1. 2026 dochází k zásadní změně povinnosti zaměstnavatelů ohlašovat pracovní úrazy – nově to lze pouze elektronicky prostřednictvím Portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP). Papírové formuláře, e-maily, datové schránky či osobní doručení na inspektorát práce již nebudou akceptovány. Tato digitalizace je rozšířením snahy o snížení administrativní zátěže a sjednocení datového toku v agendě BOZP.
Co se mění v praxi
Nové pravidlo znamená, že všechny typy hlášení pracovních úrazů – od vzniku úrazu až po zaslání podrobného záznamu – se provádějí pouze elektronicky v online portálu. Po přihlášení může zaměstnavatel:
- ohlásit vznik pracovního úrazu příslušnému inspektorátu práce nebo báňskému úřadu,
- vyplnit a odeslat záznam o pracovním úrazu,
- uložit a vytisknout formulář pro své interní potřeby,
- aktualizovat či doplnit již odeslané údaje,
- mít přehled o všech hlášeních na jednom místě.
Přihlášení do Portálu inspekce práce
Pro přístup a odesílání hlášení se zaměstnavatelé přihlašují do Portálu inspekce práce. Podstatná novinka je, že přihlášení neprobíhá přes IČO nebo firemní přístup, ale prostřednictvím kvalifikované digitální identity statutárního zástupce nebo oprávněných osob.
Aktuálně portál podporuje tyto způsoby autentizace:
- státní prostředky eGovernmentu,
- bankovní identity,
- MojeID,
- I. CA Identity.
Pozor: V praxi to znamená, že jednatel firmy se musí přihlásit jako fyzická osoba s danou identitou (např. bankovní identitou). Není tedy možné přihlášení za organizaci samotnou přes IČO bez osobní identity.
Lhůty a povinnosti
I když je hlášení digitální, platí i nadále povinnosti vyplývající z obecného nařízení pro hlášení pracovních úrazů. Pokud dojde k úrazu, zaměstnavatel má za úkol:
- bezodkladně elektronicky ohlásit závažné nebo smrtelné pracovní úrazy,
- nejpozději do 15 pracovních dnů odeslat záznam o úrazu od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl,
- uchovávat kopie odeslaných hlášení a záznamů pro interní evidenci a případné kontroly.
Digitalizace nezrušila povinnost vést knihu úrazů v rámci podniku – nadále je třeba vést evidenci všech úrazů fyzicky či elektronicky.
Praktické zkušenosti – omezení číselníků a výběr dat
Přímo v praxi některé podniky narážejí na technické detaily portálu. Typickým problémem jsou číselníky polí jako:
- „Zdroj pracovního úrazu“ – systém umožňuje vybírat pouze z předdefinovaného seznamu. Pokud například úraz způsobil vysokozvižný vozík a tento není v seznamu dostupný, nelze ho zadat volně do textového pole.
- „Příčina pracovního úrazu“ – opět nelze zadat vlastní text a vybírat lze pouze z již definovaných možností, které nemusí pokrývat všechny reálné situace (např. nepozornost zaměstnance).
Tato omezení vedou k tomu, že některé údaje musí být zadávány méně přesně nebo doplněny v dalších políčkách ke kontextu události.
Výhody a nevýhody elektronického systému hlášení
✔ Výhody
- jednotná elektronická evidence všech hlášení pracovních úrazů, která je snadno dostupná a kontrolovatelná,
- rychlejší přenos dat k inspektorátům práce i dalším institucím,
- možnost aktualizace záznamů bez potřeby nových papírových podání,
- dostupné přehledy o všech událostech v jednom portálu.
✖ Nevýhody
- nutnost ověření digitální identity osob, kteří hlášení provádějí,
- časová ztráta při prvním seznámení s portálem a jeho rozhraním,
- omezené číselníky v některých polích formulářů,
- technická závislost na funkčnosti online platformy.
Tipy pro zaměstnavatele a HR
- Připravte si interní procesy pro přihlašování do SÚIP portálu – ověřte si možnosti autentizace statutárních osob.
- Naučte osoby odpovědné za hlášení způsob vyplňování hlášení a orientaci v číselnících.
- Vytvořte si vlastní interní šablony záznamů nebo seznam běžných zdrojů a příčin úrazů pro snadnější výběr v systému.
- Aktualizujte interní BOZP dokumentaci tak, aby reflektovala nové elektronické hlášení.
Závěr
Digitalizace hlášení pracovních úrazů od 1. 1. 2026 prostřednictvím Portálu inspekce práce je krokem směrem k modernímu a jednotnému systému evidence pracovní úrazovosti. Přináší významné zrychlení a přehlednost, ale zároveň klade nároky na technické zvládnutí online prostředí a autentizaci osob, které data zadávají.
Pro firmy, personalisty a mzdové specialisty je klíčové včas se připravit na systém, ověřit přístupy a nastavit interní procesy tak, aby hlášení probíhalo hladce a v souladu s legislativními požadavky.
Více praktických návodů na MZDY24.cz
Najdete u nás aktuality a služby v oblasti mzdové agendy, personalistiky a BOZP.